«Нет ничего более печального, чем растерявшийся спикер, который не знает, как ему поступить»
Говоря о правилах для спикера, можно упомянуть следующие нюансы:
Спикер должен уважать аудиторию и соблюдать тайминг.
Многочленные отклонения от темы выступления, самопиар, реклама сторонних товаров и услуг неприемлемы.
Спикеру не рекомендуется слишком часто отвлекаться на чат и уделять ему бóльшую часть времени своего выступления (если формат мероприятия этого не предполагает).
Спикер не должен публично вступать в личную полемику или вовлекаться в неконструктивные споры.
Спикер остаётся благожелателен и спокоен на протяжении всего эфира, лишние эмоции важно минимизировать.
Организатору стоит обговорить со спикером все технические и организационные моменты его выступления:
- фон, на котором он будет выступать
- отсутствие со стороны спикера посторонних людей в кадре
- отсутствие фоновых шумов, эха
- дресс-код
Важно убедиться, что спикер хоть немного ориентируется в функционале того приложения, которое используется для онлайн-мероприятия и объяснить выступающему, что делать в случае форс-мажора. Нет ничего более печального, чем растерявшийся спикер, который не знает, как ему поступить, чтобы продолжить лекцию, и тратит время своих слушателей на решение технических вопросов в прямом эфире
Если мероприятие продолжительное, то спикеру допустимо периодически пить воду. Но есть на камеру во время выступления неприемлемо (если это, конечно, не мероприятие в жанре мокпан).
Разработайте регламент этики поведения на вашем онлайн-ивенте и в обязательном порядке ознакомьте с ним всех причастных
Мокпан (кор. 먹방, буквально «трансляция приема пищи») – популярный в Корее жанр видеоблоггинга
Нюансы
Некоторые правила современного делового этикета:
Если вам приходит больше писем, чем вы можете прочитать и обработать, стоит настроить автоматический ответ с разъяснениями о том, почему вы не можете отвечать на каждое письмо, а также с рекомендациями, к кому вместо вас можно обратиться по тем или иным вопросам.
Не стоит звонить по телефону без предупреждения. Перед тем как набрать номер, нужно написать человеку в мессенджер и спросить его разрешения на звонок.
Говорите о деле сразу. Нет ничего хуже, чем написать «Здравствуйте!» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу.
В мессенджерах уместно использовать смайлы и эмодзи, чтобы передать интонацию, но злоупотреблять ими не стоит, особенно если ваш собеседник не ведёт себя так же.
Одно из грубейших нарушений современного делового этикета — это голосовые сообщения в мессенджере. Допустимы они только в экстренных случаях, с обязательными извинениями за невозможность напечатать сообщение.
Не следует выключать видео во время рабочих онлайн-встреч. Совещания и планёрки по видеосвязи тоже получили некий регламент. И первое правило онлайн-встреч — включённая камера и выключенный микрофон. Включённая видеотрансляция показывает участникам онлайн-собрания, что их коллега готов к коммуникации, не отвлекается на другие дела и полностью погружён в обсуждение конкретного вопроса. Это проявление уважения к коллегам.
Новые правила digital-этикета регламентируют и внешний вид удалённых сотрудников. Носить галстуки и деловые костюмы, работая из дома, необязательно. Стиль кежуал или пятничный дресс-код вполне уместны. Совершенно недопустимо появляться онлайн в пижаме, халате или неопрятной одежде, которую «не жалко дома носить».
Онлайн-планёрки должны быть выдержаны в обычной деловой атмосфере, поэтому одинаково не приветствуются и виды кухни на заднем плане, и весёленькие задники с морскими пейзажами, пальмами и космическими далями. Рабочее место должно оставаться рабочим.
Нетворкинг в онлайне
Люди приходят на конференции не только ради контента, но и с целью эффективного нетворкинга, налаживания полезных связей и знакомств. Онлайн-нетворкинг, конечно, принципиально отличается от непринужденного живого общения в перерыве между выступлениями спикеров. Но и такой способ установления полезных контактов работает!
Если организатор онлайн-конференции не предоставил для нетворкинга отдельных опций и сервисов (выделенный нетворкинг-чат, независимые нетворкинг-сессии, возможность написать интересующему человеку напрямую в специальном приложении и пр.), можно попробовать завязать деловое знакомство прямо в процессе текущей трансляции. Для этого удобно использовать чат, который, как правило, открыт всем участникам для общения со спикером
Если человеку важно привлечь к себе внимание потенциальных заказчиков, клиентов, деловых партнеров, то имеет смысл время от времени в общем чате делать уместные конструктивные комментарии по теме, показывая тем самым свою экспертность, профессионализм и общую культуру. Вопросы спикеру в этом случае тоже приветствуются, но опять же они должны быть адекватными
Чего делать в общем чате не стоит, так это:
- слишком частить с сообщениями – это только раздражает других участников;
- откровенно рекламировать себя и делать сравнения со спикером в свою пользу;
- закладывать слишком много негативного контекста в каждое сообщение;
- игнорировать правила орфографии и пунктуации.
Если у кого-то появилось желание обсудить с одним конкретным участником общего чата некие деловые вопросы напрямую, нужно перейти в частный чат. Как это сделать корректно? Если бы мы были на привычной офлайн-конференции, мы как бы невзначай могли бы подойти к интересующему человеку и завести для начала легкий уместный small talk, а затем плавно перейти к деловым вопросам. Но вот писать незнакомому человеку личное сообщение отвлечённого характера – это не лучшая идея, он может просто неправильно понять такую инициативу.
Онлайн-формат несколько конкретнее, «суше», чем офлайн. Здесь лучше обойтись без «воды». Например, можно в общем чате подключиться к конструктивной дискуссии с интересным человеком, а затем в продолжение этого общения написать ему личное сообщение о том, что вам показались мысли и идеи собеседника крайне любопытными, и вы заинтересованы в продолжении делового общения и, возможно, дальнейшего сотрудничества, потому что вы явно можете быть полезны друг другу.
При этом важно:
- написать сообщение лаконичным и понятным, не двусмысленным;
- оставаться строго в деловом контексте;
- помнить о вежливости и доброжелательности;
- постараться сразу быть интересным собеседнику;
- не давить на человека, особенно если он отказался от разговора или проигнорировал сообщение.
В случае положительной реакции, можно предложить перевести общение за рамки текущего мероприятия и договориться о другом, более удобном обеим сторонам способе коммуникации.
Кстати, мы рассказывали о других типичных проблемах онлайн-ивентов и способах их решения.
Фуршет
Время и продолжительность фуршета такие же, как на коктейле. Форма одежды — парадно-деловая.
На столах выставляются холодные закуски, выпечка, фрукты, спиртные напитки и салфетки. Гости обслуживают себя сами. В сфере деловых отношений фуршет считается одним из самых важных приемов.
Необходимо учитывать следующие рекомендации:
- Подходите к столу в направлении справа налево.
- Берите приборы в определенной последовательности: сначала салфетка на ладонь левой руки, затем тарелка, потом еда. После этого следует взять столовые приборы (вилку) и в последнюю очередь бокал вина.
- Не берите слишком много еды.
- Не смешивайте мясные и рыбные блюда, закуски и десерты.
- Не стойте у стола после того, как положите еду на тарелку.
- Все время пользуйтесь вилкой.
- После выпитого вина больше к пище не притрагивайтесь.
- Не расхаживайте по залу, поставив бокал на тарелку. В крайнем случае, можно взять бокал в правую руку, а тарелку держать в левой руке.
- Меняйте тарелки для каждого нового блюда.
- Уходите по субординации (сначала фуршет покидают самые важные гости).
- После приема оставьте свою визитную карточку на выходе.
Банкет с шампанским и вином
Поводом для проведения банкета с шампанским может быть годовщина, корпоративное событие, открытие выставки, вернисаж или презентация.
Прием обычно утраивается в 12:00, но может проходить и в 13:00, и в 15.00. По продолжительности он занимает от получаса до часа. Прием проходит стоя.
Форма одежды — обычный деловой костюм. Особенность данного приема состоит в том, что, кроме шампанского, других напитков там не подают (за исключением минеральной воды и соков). Из закусок обычно (но не всегда) предлагают орешки, фрукты, маленькие тосты или пирожные.
Не рекомендуется:
- Ставить пустой бокал на поднос с одним полным бокалом, а потом забирать полный бокал себе; следует поступить наоборот — сначала левой рукой взять полный бокал, а затем правой рукой поставить пустой бокал.
- Снимать фрукты со шпажки зубами и с открытым ртом -надо делать это губами с закрытым ртом.
- Ставить использованный бокал на поднос с наполненными бокалами.
Во время приема подают вина – белое и красное, крепостью до 12 градусов.
Закуски, соответствующие: к красному вину – бутерброды с мясными продуктами, к белому – рыбные.
Данный прием, как и предыдущий, занимает мало времени, не требует сложной подготовки и выглядит эффектно.
Кофейная пауза
Кофейная пауза обычно проходит в свободной обстановке во время перерывов на совещаниях, конференциях и семинарах. Цель – немного расслабиться и отдохнуть.
Посуда — в зависимости от традиций компании и особенностей мероприятия — от фарфора до пластика.
Кофе может быть приготовлен в кофейных автоматах или разного рода кофеварках; допустим растворимый, который следует подавать в больших термосах.
- Обычно предлагается на выбор два вида кофе — крепкий (натуральный) и без кофеина.
- Сахар — рафинад или порционный в пакетиках. Для рафинада предназначены специальные щипчики.
- Молоко и сливки могут быть порционные или подаваться в молочнике (сливочнике).
Чашки сервируют заранее или подаются отдельно.
В первом случае ручка чашки повернута влево, а ложечка положена перед чашкой: этот способ сервировки называется «офисный деловой».
Для кофе-эспрессо полагаются маленькие чашечки из толстого фарфора и ложечка.
Кофе надо пить следующим образом:
- Не принято оставлять ложечку в чашке — необходимо вынуть ее и положить на блюдце.
- Нельзя вращать ложкой в чашке слишком быстро.
- Нельзя облизывать ложку
- После размешивания сахара надо немедленно вынуть ложку из чашки.
Если подается чай в пакетиках, что допустимо, то их необходимо дополнять маленькими заварными чайниками или посудой для использованных пакетиков. Сахар должен быть порционным, в пакетиках (не рафинад).
По правилам чай наливают на 1-1,5 см ниже края чашки. Сначала кладут лимон, потом сахар.
Чай надо пить следующим образом:
- Не размешивать шумно
- Не добавлять молоко или сливки в чай с ароматизаторами
- Не просовывать палец в ушко чашки
- Не проливать
- Не облизывать ложечку
- Не есть лимон
Коктейль
Обычно коктейль проходит стоя с 17:00 до 20:00. В общей сложности он длится около двух часов.
Приходить и уходить можно в любой час обозначенного времени, но только по субординации, то есть после отбытия почетных гостей и руководства.
На данном приеме общий стол обычно не накрывается, угощение разносят официанты. Напитки: коктейли, кока-кола, минеральная вода, соки. В конце встречи может быть подано шампанское и кофе.
Прием требует определенных навыков, поскольку держать в руках тарелку, бокал, салфетку, да еще обмениваться приветствиями, рукопожатиями и визитными карточками очень сложно. В этом случае вам пригодятся следующие рекомендации:
- Обязательно поздоровайтесь с хозяевами приема.
- Не стесняйтесь, будьте общительными, заводите новые знакомства, обменивайтесь визитными карточками, но ни в коем случае не стойте в одиночестве с угрюмым выражением лица.
- Непременно пользуйтесь бумажными салфетками в эстетических и гигиенических целях.
- Не забывайте, что главное — не угощение, а общение.
Участникам: как общаться со спикером и когда включать камеру?
Как правило, участники онлайн-мероприятий имеют возможность взаимодействовать со спикером с помощью чата. Формулируя свой вопрос или комментарий в чате, участник должен помнить об уважении к ведущему и остальной аудитории. Организаторам желательно запретить размещать в ходе онлайн-мероприятия сообщения следующего характера:
- оскорбления, хамство, троллинг, ненормативная лексика;
- призывы к агрессии, проявление любого вида дискриминации, нетерпимости, публикация сообщений, противоречащих законам РФ;
- вступление в публичные ссоры с другими участниками мероприятия;
- распространение заведомо ложной информации;
- реклама посторонних товаров и услуг;
- флудинг, сообщения не по теме мероприятия, личная переписка в публичном формате;
- бесконечное повторение одного и того же сообщения.
Иногда формат мероприятия предполагает возможность использования участниками веб-камеры и микрофона по своему усмотрению, например, на учебных онлайн-программах. Видеосвязь помогает спикеру и аудитории взаимодействовать «вживую». С другой стороны, у ведущего должна быть возможность спокойно доносить до аудитории информацию, не отвлекаясь на посторонние шумы и незначительные комментарии, которые могут делать слушатели, если не выключат микрофон.
Важно с самого начала чётко зафиксировать, в каких конкретно случаях включать камеру и микрофон разрешено, а в каких – неприемлемо. Лучше выработать единый подход: либо мы все включаем камеры и общаемся, видя друг друга, либо обходимся только камерой спикера
Есть еще вариант – включить камеры в самом начале мероприятия на время знакомства, а затем перейти в формат общения с помощью чата или микрофона.
Если слушатели всё же пользуются веб-камерами постоянно, желательно донести до них, что такой формат фактически приравнивается к присутствию в зале на офлайн-лекции, то есть принимать пищу, постоянно передвигаться, заниматься посторонними делами, общаться с другими людьми в таком случае не очень уважительно по отношению к остальным участникам онлайн-мероприятия. Всё это в большей степени справедливо для мероприятий с небольшим количеством участников.
Ланч
Такой прием становится все более популярным.
Ланч — это второй завтрак, однако его можно назвать и «обедом в полдень». Как правило, назначается на 13:00.
На такой обед обычно приглашают по телефону, но если это бизнес-ланч с важной персоной или серьезными деловыми партнерами, то надо послать приглашение. Меню скромное: подаются всего два-три блюда
Рекомендуется обходиться без сложных блюд и без соусов
Меню скромное: подаются всего два-три блюда. Рекомендуется обходиться без сложных блюд и без соусов.
Основные рекомендации по соблюдению правил этикета во время делового обед в полдень:
- Перед проведением ланча необходимо узнать у приглашенных о предпочтениях в еде.
- Приглашая партнера на ланч, поинтересуйтесь, какое заведение он предпочитает. Одним важен статус заведения, другим — кухня.
- Перед ланчем необходимо отключить мобильный телефон — это самый доверительный жест по отношению к вашему партнеру, знак проявления высшего уважения.
- Деловую часть ланча, как правило, совмещают с десертом; разговаривают как правило о спорте, погоде, премьерах в театрах и кино.
Пример употребления на «Секрете»
«Предлагайте курящим партнёрам или участникам совещаний спреи или жевательные резинки с никотином. Это снизит уровень напряжённости и сильно повысит уровень доверия. Деловой этикет в этой области ещё не сложился, но будет совершенно корректным упомянуть, предлагая напитки: «А для курящих у нас имеются никотиновые жевательные резинки». Только имейте в виду, что жевать их необходимо особым, неочевидным способом — возможно, вам придётся объяснять участникам переговоров способ применения».
(Нарколог Николай Колосунин — о том, почему ваши сотрудники должны бросить курить и как им в этом помочь).
